Jak na zero-inbox

David Hájek mi po absolvování školení Google Apps napsal následující řádky o tom, jak dosáhl v Gmailu zero-inboxu. Zero-inbox je způsob práce s poštou – Doručená pošta představuje nevyřízenou poštu, jakmile email vyřídíte, okamžite jej z Doručené pošty odstraníte (archivujete). Doručená pošta tak v podstatě představuje váš ToDo list. Davide díky moc, udělal jste mi velkou radost.

Rád bych se podělil o postup, kterým jsem dosáhl za 4 měsíce Zero inboxu. Není to rozhodně “moje originální metodika”, za většinu tipů a fíglů vděčím Pavlovi Minářovi.

Výchozí stav:

  • Všechny maily bez štítků v doručené poště (cca 3.000) plus 400 nepřečtených mailů.
  • Denně příjem průměrně 80 nových mailů, z toho je třeba na cca 50 reagovat.
  • Nepoužíval jsem žádná pravidla, pokud byl mail přečtený, ale nevyřízený, psal jsem si to do úkolů, do poznámek, na stůl, ze kterého jsem vyrobil kanban nástěnku … :-)

Postup:

  1. Okamžité dodržování pravidla “nepřečtené = nevyřízené” + “vyřízené = archivované”.
  2. Pro maily, o kterých tuším, že je budu v budoucnu potřebovat jednoduše najít (faktury, účty, knowledgebase) zřizuji štítky, mail po přečtení oštítkuju a bez strachu o “zapadnutí informace” archivuji. Nevymýšlím dopředu teoretickou strukturu štítků, jakmile potřebuju mail přiřadit ke štítku, tak štítek buď mám, nebo vytvořím.
  3. Nastavuji zobrazení mailboxu ve dvou skupinách “Nepřečtené” a “Vše ostatní”.
  4. Nepřečtené maily s uplatněním značné odvahy odpracovávám metodou LIFO (nejnovější maily vyřizuji nejdříve). Funguje to a lidé se buď opakovaně ozývají (odpovídám ihned) nebo email vyhnije. Metoda vyhnití je klíčová!!!
  5. Po čtyřech měsících kolísání počtu nepřečtených emailů mezi 50 – 350 se konečně dostávám do stavu 0 nepřečteno. Hodně pomohla metoda vyhnití – čím starší nepřečtené maily řeším, tím je to jednodušší a rychlejší. Hlavně začínám vyhnívání věřit.
  6. 3.000 přečtených nearchivovaných mailů – kontroluji “nejnovějších 50”, pouze na jeden musím reagovat. Následně archivuji všechny přečtené maily – svým zákazníkům víc prospěji tím, že budu reagovat rychle a efektivně, než abych ztrácel čas hledáním potenciálního problému v půl roku starých přečtených mailech.
  7. Mám ÚPLNĚ PRÁZDNÝ MAILBOX, je to šok, který jsem nezažil od zřízení účtu, než se stihnu pochlubit kamarádům, tak tam sice dva maily přistanou, ale ty s nadšením odpracuju ještě ten samý večer.
  8. Od tohoto okamžiku je všechno v Doručené poště pracovní fronta, ze které vybírám a plánuju práci.

Zero inbox podle Davida

Gmail při aplikování pravidel: 1) Nepřečtené = opravdu nepřečtené 2) Přečtené = k vyřízení 3) Archivované = vyřízeno

Závěr: Zero inbox mi zvýšil efektivitu a hlavně – JDE TO!

Hezký den všem, David

Školení Google Apps

Pokud se vám Davidův postup líbí, mrkněte na můj workshop Google Apps, kde podobné a mnoho dalších věcí řešíme.

Více informací

Pokud se vám článek líbil, doporučte jej prosím přátelům