Workshop G Suite (Google Apps*)

*) Google v říjnu 2016 přejmenoval sadu aplikací Google Apps (Gmail, Google Disk a Dokumenty, Google Kalendář, Hangouts, …) na G Suite. Mění se pouze jméno, vše ostatní zůstává.

Školení Gmail, Kalendář, Google Disk a Hangouts

Od roku 2012 jsem proškolil 4400 uživatelů na 463 školeních. Překvapilo mě, že naprostí počítačoví laici, zkušené asistentky i machři na počítače řeší v kanceláři ty samé problémy s dokumenty a emaily. Schválně jestli se poznáte v některé situaci?

• Už jste si někdy ve sdíleném adresáři / FTP smazali soubor? Už nešel obnovit, že? To se na Google Disku nestane. Koš se zde sám nevysypává a pokud ho omylem přece jen vysypete, správce může data pro vás obnovit.
• Potřebovali jste od 5 lidí vyplnit nějakou tabulku? Většinou se posílá dokolečka mailem. V Google dokumentech pošlete jen odkaz na soubor v cloudu a všichni mohou současně pracovat na tomto dokumentu. Žádná práce navíc. Žádné výkřiky “Kdo má poslední verzi dokumentu?”
• Nosíte si “aktuální” verze dokumentů na flashce? A občas upravujete tu “ne-úplně-aktuální” verzi? Už nebudete muset. A navíc drobnosti v pohodě upravíte i na mobilu. Tak ostatně vznikala i tato stránka.
• Než se spustí Outlook, stihnete si udělat kafe? Chápu, ráno je to OK. Ale když před poradou potřebujete něco rychle najít…
• Nedaří se vám najít ten správný dokument, protože ho máte na jednom ze čtyř záložních disků? A nevíte na kterém.
• Potřebujete se doma podívat na mail, který je na počítači v práci?
• Kolega dal výpověď a všechny pracovní maily má jen v soukromém Gmailu? Smůla, přišli jste o veškerou komunikaci s klienty.

Poznali jste se jenom 3x? Tak to patříte k menšině. 80 % lidí ve firmách zápasí denně nejmíň s 5 případy. Plus jedním navíc – pěkně nadupanou složkou s tísícovkami emailů na jedné nepřehledné hromadě.

Naučím vás (viz čísla na předchozím obrázku)

1. Jak pracovat se štítky a vnořenými štítky, abyste měli v emailech pořádek
2. Jak vypíchnout díky Prioritní poště emaily, které nesmí zapadnout
3. Jak automaticky označovat emaily, které jsou pro vás důležité (např. od šéfa, manželky nebo VIP klienta)
4. Jak si archivovat v Gmailu články pro pozdější přečtení
5. Jak funguje tzv. zero-inbox – vyřízené emaily nemusí strašit v doručené poště
6. Jak si přesunout Hangouty na pravou stranu, aby vám nepřekážely u štítků

Email je fajn. A co další aplikace?

Gmail je jen začátek. Nicméně trápí nejvíc lidí. Co ještě budeme dělat? Hlavně se bavit o spolupráci na dokumentech, jejich propojování, dobrém organizování a zabezpečení vašich dat. Prošel jsem si zpětnou vazbu účastníků školení za poslední 3 roky a zjistil jsem, že hned po školení zavedli do praxe tyto změny:

• oddělují firemní mail a soukromý mail, ať mají doma klid
• skoro přestali používat klasické office aplikace
• po firmě si posílají elektronické dotazníky, které se rovnou zapisují do sdílené Google tabulky
• fotky si zálohují do cloudu
• vytváří si více kalendářů, různě je mezi sebou sdílí (ve firmě, s rodinou) a jednoduše nachází vhodný termín pro schůzku desetičlenného týmu
• někteří si veškeré úkoly vedou jen v kalendáři
• v mailu hojně využívají automatické štítky a směřují k zero inboxu
• na chat (i týmový) používají Hangouts i s historií
• přestávají používat Outlook, Apple Mail a Thunderbird
• drobné úpravy dokumentů, domlouvání schůzek i sdílení souborů dělají i na mobilu
• sdílí si s kolegy obrazovku přes Hangouts a společně upravují jeden dokument / tabulku
• do kalendáře si dávají čas jen pro sebe
• delegují přístupy k dokumentům na asistentky nebo účetní